نصائح لموقف محبط: كيف تتعامل مع زميل يأخذ الملاحظات بشكل شخصي؟

هل سبق لك أن واجهت زميلاً يتعامل مع الملاحظات وكأنها هجوم شخصي، مهما كانت بنّاءة أو ودية؟ تجد نفسك في موقف محرج؛ حيث تتحول كل كلمة تقال إلى مصدر للتوتر وسوء الفهم. فهذه المواقف ليست نادرة في بيئة العمل، لكنها قد تكون عائقاً أمام التطور الفردي والجماعي. فكيف يمكنك تقديم الملاحظات من دون أن تجرح المشاعر؟ وهل هناك طرق لتعزيز التواصل الإيجابي حتى عندما يكون زميلك حساساً تجاه النقد؟ وكيف يمكنك تحويل هذه اللحظات الصعبة إلى فرص حقيقية للنمو والتفاهم؟ تقدّم الخبير التربوية من أكاديمية الملكة رانيا، أبرار عماد، مجموعة من التقنيات الفعّالة للتعامل مع مثل هذه المواقف بحكمة ولباقة؛ لنساعدك في الحفاظ على روح الفريق، وزيادة الإنتاجية بأسلوب يحقق التوازن بين النقد والتقدير.

4 تقنيات احترافية للتعامل مع الزملاء الحساسين تجاه الملاحظات:

اختيار الوقت والمكان المناسبين

توقيت ومكان تقديم الملاحظات لهما دَور كبير في كيفية تلقيها. إذا قُدمت الملاحظات في لحظة غير مناسبة أو أمام الآخرين؛ فقد يشعر الزميل بالإحراج أو الانتقاد العلني؛ مما يجعله يأخذ الأمر بشكل شخصي. لذلك عليك باختيار وقتٍ يكون فيه الزميل هادئاً وغير منشغل بمهام أخرى، وتجنب تقديم الملاحظات أمام الزملاء. قم بالجلوس معه في مكان هادئ وودود؛ حيث يشعر بالأمان والاستعداد لتلقي الملاحظات.

أسلوب التغذية الراجعة الإيجابية

تعتمد هذه التقنية على تقديم الملاحظات ضمن إطار من التقدير والثناء. يمكنك البدء بإبراز نقاط القوة لدى الزميل قبل الدخول في النقطة التي تحتاج إلى تحسين، ثم تنتهي بملاحظة إيجابية أو مشجعة. حاول دائماً أن تبدأ بملاحظة إيجابية مثل: “أنت تقوم بعمل رائع في التنسيق بين الفريق”. ثم انتقل إلى الملاحظة البناءة بقول: “لكنني ألاحظ أنك أحياناً تسرع في اتخاذ القرارات من دون مراجعة التفاصيل”. واختم بتعزيز الثقة: “أنا متأكد أن تحسين هذا الجانب سيجعلك أكثر تميُّزاً في عملك”.

التركيز على السلوك وليس الشخصية

عندما تقدم الملاحظات، من الضروري أن تركز على السلوكيات أو الأعمال وليس على شخصية الزميل. فالنقد الشخصي يُشعر الزميل بأنه مهدد، بينما انتقاد السلوك يجعله أكثر انفتاحاً للتغيير. فبدلاً عن قول: “أنت دائماً غير منظم”، يمكنك أن تقول: “لقد لاحظت أن هناك بعض التأخير في تسليم التقارير، وأعتقد أن وضع جدول زمني قد يساعد على الالتزام بالمواعيد”. هذه الصياغة تركز على المشكلة وليس على الشخص.

فتح باب الحوار والتفاهم

لا تجعل الملاحظات طريقاً باتجاه واحد. بعد تقديم النقد، افتح باب الحوار واسأل الزميل عن رأيه في الموقف. هذا يساعد على إزالة الحواجز ويعطيه الفرصة للتعبير عن مشاعره أو وجهة نظره. لذلك يمكنك قول شيء مثل: “ما رأيك في هذا الموضوع؟ هل هناك شيء ترغب في توضيحه أو رؤيته من وجهة نظر أخرى؟”. هذا الأسلوب يعزز الشعور بالاحترام ويشجع الزميل على التفاعل بإيجابية مع الملاحظات؛ بدلاً عن أخذها بشكل شخصي.

لماذا يأخذ بعض الزملاء الملاحظات بشكل شخصي؟

• ضعف الثقة بالنفس: عندما يعاني الشخص من نقص في الثقة بقدراته، يميل إلى تفسير الملاحظات كتهديد لصورته الذاتية بدلاً عن اعتبارها فرصة للتطوير.

• تجارب سلبية سابقة: قد يكون لدى الزميل تجارب سابقة مع النقد السلبي الذي تم تقديمه بطريقة جارحة؛ مما يجعله أكثر حساسية لأيّ نوع من الملاحظات.

• الخوف من الفشل: بعض الأشخاص يخشَون الفشل بشكل مفرط؛ فيرَون في كل ملاحظة دليلاً على أنهم لم يكونوا على قدر التوقعات؛ مما يجعلهم يتعاملون مع النقد بشكل دفاعي.

• عدم الفصل بين الشخص والسلوك: يواجه البعض صعوبة في التفريق بين ملاحظات حول أدائهم المهني وبين النقد لشخصياتهم؛ مما يجعلهم يشعرون بأن النقد موجّه لشخصهم وليس لأفعالهم.

ما هي العلامات التي تشير إلى أن الزميل قد يشعر بالإحباط؟

• الانخفاض المفاجئ في الأداء: إذا لاحظت تراجعاً في جودة أو سرعة إنجاز المهام؛ فقد يكون ذلك علامة على أن الزميل يشعر بالإحباط أو الضغط.

• التجنب أو الانسحاب الاجتماعي: الابتعاد عن المناقشات أو الاجتماعات، أو قلة التفاعل مع الفريق قد يشير إلى أن الزميل يعاني من مشاعر سلبية.

• الاستجابة العاطفية الزائدة: عندما يتفاعل الزميل بشكل مبالَغ فيه مع ملاحظات صغيرة أو مواقف غير مهمة؛ فقد يكون ذلك مؤشراً على توتره أو شعوره بالإحباط.

• التأخُّر في التواصل أو تقديم الملاحظات: إذا لاحظت تردد الزميل في تقديم أفكاره أو تجنبه الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الاستفسارات؛ فقد يكون ذلك نتيجة لإحساسه بالإحباط أو فقدان الحافز.

• متابعات