تزعجك المقاطعات المستمرة في الاجتماعات.. اكتشف كيف تعالج هذا الموقف بذكاء؟

هل شعرت يوماً بالإحباط من كثرة المقاطعات التي تعكر صفو اجتماعاتك؟ كيف تؤثر هذه المقاطعات على سير النقاش وجودة اتخاذ القرارات؟ في الوقت الذي نطمح فيه لتحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات، نجد أنفسنا أحياناً عالقين في دوامة من التحديات، حيث تصبح المقاطعات جزءاً من الروتين اليومي. ولكن، هل تساءلت يوماً لماذا يحدث ذلك وكيف يمكن التعامل معه بفعالية؟ هل يمكن تحويل هذه اللحظات المزعجة إلى فرص لتحسين التواصل وتعزيز التعاون؟ وكيف يمكنك الحفاظ على هدوئك وضمان تحقيق الأهداف دون التصادم أو تصعيد النزاع؟ نقدم لك عزيزي القارئ طرقاً عملية وأفكاراً مبتكرة لمعالجة هذه المشكلة بذكاء، وتحويل الاجتماعات إلى منصات فعّالة للتفاعل الإيجابي والنمو المهني. من خلال مجموعة استراتيجيات تقدمها الخبيرة في مجال تطوير الذات ليال باكير والتي تساعدك في التعامل مع المقاطعات بفعالية وبناء بيئة عمل أكثر احتراماً وإنتاجية

تحديد قواعد الاجتماع

تبدأ الاجتماعات المثمرة بتحديد قواعد واضحة للتحدث والمقاطعة. اجعل من الضروري أن يتحدث كل شخص بدوره دون مقاطعة الآخرين. في بداية كل اجتماع، خصص بضع دقائق لتوضيح قواعد النقاش بوضوح. اشرح أن لكل شخص وقتاً محدداً للتحدث وأن المقاطعات ستؤدي إلى تشويش سير الاجتماع. يمكن أيضاً وضع قواعد مثل “يرجى رفع اليد إذا كنت ترغب في إضافة تعليق” أو “كل شخص لديه خمس دقائق للحديث دون مقاطعة”. توضيح هذه القواعد يساعد في منع الفوضى وضمان احترام الجميع لوقت الآخرين. اذكر أيضاً أن هذه القواعد تهدف إلى تعزيز مشاركة الجميع وتوفير بيئة نقاشية منصفة وفعّالة.

استخدام الإشارات غير اللفظية

يمكنك كمدير للاجتماع التنبيه دائماً على إمكانية الاستفادة من الإشارات غير اللفظية، مثل رفع اليد أو استخدام لافتات للفت الانتباه عند الحاجة للتحدث. فاستخدم إشارات غير لفظية، مثل رفع اليد أو استخدام أدوات مرئية مثل لافتات مكتوب عليها “طلب التحدث” لتحديد رغبتك في التحدث دون الحاجة للتصريح بالكلمات. هذه الإشارات تساعد في الحفاظ على نظام النقاش وتقليل الفوضى الناتجة عن المقاطعات. على سبيل المثال، يمكنك تحضير لافتات صغيرة تحمل عبارات بسيطة مثل “سؤال” أو “توضيح” لرفعها عند الحاجة، مما يسهل التواصل دون التسبب في إزعاج الآخرين أو مقاطعتهم بشكل مباشر.

كن حازماً ومحترماً

عندما تتعرض لمقاطعة، استخدم طريقة حازمة ولكن محترمة للعودة إلى الموضوع دون التصعيد. فإذا تمت مقاطعتك أثناء تقديم أفكارك، لا تتردد في استعادة السيطرة على النقاش بطرق محترمة. استخدم عبارات مثل “أرجو السماح لي بإكمال ما كنت أقول” أو “سأعود إلى النقطة التي كنت أتناولها”. تجنب الاستجابة بطريقة هجومية أو متوترة لأن ذلك قد يؤدي إلى تصعيد الموقف. بدلاً من ذلك، ركز على استعادة سير النقاش بشكل سلس مع الحفاظ على نبرة هادئة واحترام المتحدثين الآخرين، مما يساعد في إعادة تنظيم الاجتماع دون خلق توترات إضافية.

تقديم التغذية الراجعة

إذا كانت المقاطعات متكررة، ناقش الأمر بشكل مباشر مع الشخص المعني خارج الاجتماع. بعد الاجتماع، تحدث مع الشخص الذي يكرر مقاطعته بشكل مباشر ولكن بأسلوب بنّاء. اختر وقتاً مناسباً لطرح المشكلة، واحرص على أن تكون محادثتك إيجابية وهادفة. على سبيل المثال، يمكنك القول “لاحظت خلال الاجتماع أنك كنت تقاطعني عدة مرات. أعتقد أننا بحاجة إلى تحسين طريقة تواصلنا”. ركز على كيف يمكن تحسين التعاون بدلاً من التركيز على الأخطاء. اطرح أفكاراً أو حلولاً بديلة، مثل تحديد أوقات محددة للمشاركة، مما يعزز من بيئة العمل بشكل عام.

الاعتماد على مديري الاجتماعات

إذا كنت في اجتماع يديره شخص آخر، اطرح الموضوع مع المدير أو المنظم لطلب الدعم في فرض القواعد. فإذا كنت تشعر أن الأمور تخرج عن السيطرة في الاجتماعات التي يديرها شخص آخر، تحدث مع مدير الاجتماع أو المنظم قبل بدء الاجتماع. اشرح لهم المشكلة وأهمية تطبيق قواعد واضحة لضمان فعالية الاجتماع. يمكن للمدير أن يعيد تأكيد القواعد في بداية الاجتماع أو يتدخل إذا كانت هناك مقاطعات غير مبررة. هذا التعاون يساعد في خلق بيئة أكثر تنظيماً واحتراماً، ويساعد على تعزيز فعالية الاجتماعات بشكل عام.

تجنب الاستجابة العاطفية

تجنب الرد على المقاطعات بطريقة عاطفية أو هجومية. حافظ على هدوئك وتعامل مع الموقف بموضوعية. فعندما تواجه مقاطعة غير مرغوب فيها، حاول أن تبقى هادئاً. ردود الفعل العاطفية يمكن أن تؤدي إلى توتر إضافي وتعقيد الموقف. بدلاً من ذلك، استخدم تقنيات مثل التنفس العميق أو العد إلى عشرة قبل الرد. حافظ على هدوئك وركز على تقديم ردود فعل موضوعية، مثل توضيح النقطة التي كنت تتحدث عنها بوضوح أكبر. هذا النهج يساعد في الحفاظ على النقاش بشكل محترم ويقلل من احتمالية التصعيد.

متابعات